Деньги под отчет

Отвечает: Валентина Сухинина, аудитор

ПРОШУ ВЫДАТЬ МНЕ…
Заявление надо составить перед выдачей денег под отчет. Обращаем внимание, что обязательный реквизит заявления – срок, на который аптечная компания выдает деньги. Многие забывают его заполнить. Если этого не сделать, то сотрудник должен отчитаться и вернуть перерасход в течение трех рабочих дней с даты получения денег (п. 6.3 Указания № 3210-У).

  НА РУКИ ДИРЕКТОРУ
Для выдачи наличных директору тоже необходимо заявление. Без него получить деньги руководитель не вправе. По мнению налоговиков, сумма, выданная с нарушением, увеличивает остаток в кассе. При превышении лимита возможен штраф до 50 тыс. рублей (ст.15.1 КоАП РФ). Некоторые аптечные компании при выдаче средств под отчет директору оформляют не заявление, а приказ. Но согласно Указанию № 3210-У у подотчетного работника следует взять именно заявление, а не другой документ. Поэтому безопаснее не переименовывать бланк. В шапке документа вместо фразы «Директору ООО “Городские аптеки”» можно написать «В ООО “Городские аптеки”». А вместо формулировки «Прошу выдать» использовать фразу «Необходимо выдать». В конце заявления директор поставит лишь одну подпись – она же и будет разрешающей.
 

 ОБРАЗЕЦ 1
Директору ООО «Городские аптеки» Медведеву Г.С. от начальника хозяйственного отдела Литвинова К.Н.
Заявление о выдаче денег под отчет
Прошу выдать мне из кассы под отчет наличные денежные средства в размере 20 000 (двадцать тысяч) рублей для покупки ксерокса на срок 7 (семь) календарных дней.
___________________ Литвинов К.Н. 22.06.2016
Состояние расчетов по выданным ранее суммам: задолженность по ранее выданным под отчет суммам отсутствует.
Бухгалтер _____________________________ Т.Р. Котова 22 июня 2016 г. Разрешаю. Директор _______________ Г.С. Медведев 22 июня 2016 г.

 В заявлении стоит обязательно добавить визу бухгалтера, где он напишет, есть ли у работника долг за ранее полученные подотчетные средства. Иначе кассир может выдать деньги сотруднику, который не вправе их получить. А налоговая инспекция считает это нарушением и налагает штраф в размере до 50 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Выдавать деньги частями по одному заявлению не запрещено. Но заявление стоит составлять на каждую выдачу, чтобы прикрепить его к расходному кассовому ордеру. Именно так рекомендуют делать налоговики.

ОБРАЗЕЦ 2
В ООО «Городские аптеки» от директора Г.С. Медведева
Заявление о выдаче денег под отчет
Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 40 000 (сорок тысяч) рублей на хозяйственные нужды на срок 5 (пять) календарных дней.
Директор ___________________ Г.С. Медведев 15 августа 2016 г.
Состояние расчетов с работником по выданным ранее суммам: задолженность по ранее выданным под отчет суммам отсутствует.
Бухгалтер ___________________ Т.Р. Котова 15 августа 2016 г.



ВЗЯЛ? ОТЧИТАЙСЯ!
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложенными подтверждающими документами. Исходя из положений ст. 137 ТК РФ, выданные под отчет денежные средства, по которым работник своевременно не представил авансовый отчет, признаются его задолженностью перед организацией. Данная сумма может быть удержана из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае если работодатель удержал из заработной платы сотрудника подотчетные денежные средства на основании ст. 137 ТК РФ, объек та обложения по страховым взносам не возникает. Когда работодатель принимает решение не удерживать подотчетные суммы, они рассматриваются как выплаты в пользу сотрудников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в установленном порядке. Если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами (копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ или услуг, счетами, накладными), когда аптечная компания уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, бухгалтер вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов