Хранить печать обязательно

Аптека с 2016 года при оформлении документов больше не использует печать. Что с ней теперь делать?
О. Миронова, г. Алексин

С 7 апреля 2015 года работа с печатью – это право, а не обязанность аптечной компании. Аптечным организациям, которые отказались от печати, безопаснее не уничтожать ее, а передать на хранение руководителю или одному из работников. Для этого необходим специальный приказ.
 Издать приказ можно в любое время, как только аптечная компания решит отказаться от печати и передать ее на хранение. В приказе надо прописать Ф.И.О. работника, который раньше отвечал за хранение печати (директор, секретарь, главный бухгалтер и др.). Например, если печать хранил директор, то он может оставить ее у себя, передать учредителю или другому работнику, который отвечает в аптеке за делопроизводство. Также можно прописать, где физически будет храниться печать: в сейфе, банковской ячейке и т. п. Главное – выбрать место, где доступ к ней ограничен.
 Срок хранения печати законодательство не устанавливает. Поэтому его можно определить в самом приказе. Например, пять лет (начиная с даты, с которой аптечная компания отказалась от использования печати). С приказом надо ознакомить работников аптеки, которые передают и принимают печать на хранение. Например, главбуха, специалиста по кадрам и т. д.
 Если за печать отвечал кто-то из работников, то вместе с приказом стоит составить акт приема-передачи. Из него будет видно, когда сотрудник передал печать на хранение.
 Безопаснее в приказе определить конкретный период, в течение которого будет храниться печать, чтобы ее не уничтожили раньше времени. Иначе, если на старых документах потребуется поставить печать, ее уже не будет.
 Аптечные компании иногда забывают ознакомить сотрудников с приказом. Но это необходимо, ведь на работника возлагают дополнительные обязанности.
 
ОБРАЗЕЦ

Общество с ограниченной ответственностью «Аптека "Таблетка"»

г. Калуга, 10 марта 2016 г.

Приказ № 14
О передаче печати на хранение

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Секретарю Степановой Н.И. передать по акту приема-передачи печать на хранение генеральному директору ООО «Аптека "Таблетка"».
2. Хранить печать в течение пяти лет (с 11.03.2016 по 11.03.2021) в сейфе, расположенном в кабинете генерального директора.
3. По окончании пяти лет печать уничтожить по отдельному акту.


Генеральный директор__________________ Горюнов К.М.
С приказом ознакомлена
секретарь____________________________ Степанова Н.И.


С апреля 2015 года аптеки получили право отказаться от круглой печати. Для этого достаточно внести изменения в устав. Такое право им дал Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ. Но в правилах ведения трудовых книжек сказано, что данные на первой странице и записи о работе надо заверять печатью. Как оформлять книжки, если аптека отказалась от круглой печати?
Л. Юрченко, г. Астрахань

 Круглую печать аптеки в трудовой книжке можно заменить любой другой. Например, печатью кадровой службы. Главное, чтобы она могла подтвердить факт работы у работодателя. Значит, в печати должно быть наименование аптеки и ее местонахождение. Подтверждает это и письмо Роструда от 20.01.14 № ПГ/13282-6-1.

На титульном листе трудовой книжки место для печати четко обозначено. А вот где ставить печать, когда надо заверить записи о работе, неясно. Некоторые аптеки ставят штамп поверх должности кадровика, другие поверх подписи. Какой вариант правильный?
С. Ивашкина, г. Юхнов

В правилах и инструкции по заполнению трудовых книжек, в которых есть требование о печати (п. 35 правил, утв. Постановлением от 16.04.2003 № 225, п. 2.2, 2.3 инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69), эти вопросы не урегулированы. Надо руководствоваться общими правилами оформления документов. Печать должна захватывать часть подписи ответственного сотрудника. При этом штамп должен быть четким, читаемым и хорошо просматриваться.
 Аптеки, которые не отказывались от печати, обязаны ставить ее на документах, когда об этом сказано в федеральных законах (ст. 6 закона № 82- ФЗ). Например, на акте о несчастном случае на производстве (ст. 230 ТК РФ). Правила и инструкция к трудовым книжкам – подзаконные акты и не могут устанавливать требования к печати. Если аптека готова спорить, записи в трудовой можно заверять только подписью.


Надо ли ставить печать в доверенности, которую представитель аптеки предъявляет в арбитражном суде?
И. Семина, г. Москва

Да, если о печати сказано в уставе. По Гражданскому кодексу печать в доверенности не обязательна. Документ от имени аптеки руководитель заверяет только своей подписью (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
 Но в процессуальном законодательстве действуют иные нормы. Аптека, которая использует печать, должна ставить ее в доверенности представителя (ч. 5 ст. 61 АПК РФ). Поэтому если представитель предъявил в суде документ без штампа, то суд вправе проверить, есть ли у аптеки печать. Для этого у представителя могут затребовать устав (его заверенную копию), в котором не должно быть сказано о печати (Обзор судебной практики ВС РФ № 2(2015), утв. Президиумом ВС РФ 26.06.15).